O Corpo de Bombeiros Militar do Distrito Federal – CBMDF eliminou, na primeira semana de maio, cerca de 17 toneladas de documentos em papel da Diretoria de Saúde, de acordo com os procedimentos previstos em lei e com os princípios da gestão documental. O processo foi coordenado pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSAD, com apoio de militares da Seção de Arquivo Geral, da Diretoria de Saúde e da Assessoria Técnico-Administrativa – Comissão A3P .
A eliminação de documentos na Corporação é regulada pela Instrução Normativa 01/2022 – AJGER/CBMDF, publicada no BG 042, de 3 de mar. de 2022, e visa propiciar de forma adequada a destruição de documentos arquivísticos considerados sem valor fiscal, legal, informativo ou probatório, e que tenham cumprido os prazos de guarda indicados pelas tabelas de temporalidade e destinação de documentos. Evita-se, assim, o acúmulo desnecessário de documentos, resultando na liberação de espaços e na economia de recursos materiais, além de facilitar o acesso às informações que devam permanecer no acervo.
Cabe ressaltar que a eliminação indevida de documentos públicos é crime tipificado pelo Código Penal Militar. Além disso, existem outras leis que ensejam responsabilidade penal, civil e administrativa àquele que eliminar indevidamente documentos públicos, a exemplo da Lei Federal n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991; da Lei Federal n° 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 e do Decreto Distrital n°4.990, de 12 de dezembro de 2012.
No que tange à sustentabilidade, observou-se a Portaria Conjunta SEPLAG/SC n° 87, de 17 de agosto de 2007, que dispõe sobre a destinação de papéis provenientes da eliminação de documentos dos arquivos públicos, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal, e como forma de apoio ao desenvolvimento social, econômico e ambiental, os papéis provenientes da eliminação foram doados à entidade sem fins lucrativos, que realizou a fragmentação mecânica dos papéis, possibilitando sua reciclagem e o retorno financeiro e solidário para parte da população em situação de vulnerabilidade social.
Estudos indicam que, para cada tonelada de papel reciclado, evita-se o corte de 15 a 20 árvores. Ao comparar produção de papel a partir de fibras virgens, a produção de papel reciclado resulta em uma diminuição significativa, entre 20% a 50%, das emissões de CO2.
A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, a Seção de Arquivo Geral e a Comissão A3P seguem firmes na luta pela excelência da gestão documental e da sustentabilidade na Corporação.
Para sanar qualquer dúvida entre em contato pelo e-mail ajudancia.arquivo@cbm.df.gov.br.